D'Excel à un logiciel de gestion : quand faut-il passer le cap ?

Les signes qu'Excel ne suffit plus

Une personne qui saisit, une qui lit, quelques centaines de lignes : Excel va très bien. Il ne suffit plus quand beaucoup de personnes et de canaux déversent des données dans un même fichier. Signes fréquents :

• Un client apparaît deux ou trois fois, chaque fois avec un autre nom ou numéro de téléphone.
• Les commandes arrivent par Zalo, Facebook et téléphone, sont recopiées dans le fichier le soir et ne collent jamais tout à fait.
• Plusieurs employés modifient un même fichier : l'un écrase l'autre et personne ne sait qui a changé quoi.
• Aucune gestion des droits : tout employé qui ouvre le fichier voit tous les clients et tous les chiffres.
• Le stock du fichier diffère de celui du rayon, car certaines commandes n'ont jamais été déduites.
• Pour savoir quel client achète le plus ou quelle commande n'est pas expédiée, il faut filtrer et compter à la main.

Un ou deux de ces signes ne veulent pas dire qu'il vous faut un logiciel. La section suivante explique quand rester sur Excel.

Quand rester sur Excel

Si une seule personne saisit, que les commandes et les clients sont peu nombreux et que le fichier ne vous a jamais fait confondre des produits ni perdre une commande, gardez Excel. Un logiciel ne vaut la peine que lorsque le coût des erreurs et des recopies dépasse celui d'un nouveau système. Quand vous n'en avez pas encore besoin, nous vous le disons franchement.

• Une seule personne saisit et consulte les données.
• Les commandes et les clients sont assez peu nombreux pour être embrassés d'un coup d'œil.
• Vous n'avez jamais vendu deux fois le même article, confondu des produits ni perdu une commande à cause du fichier.
• Les employés ou les clients n'ont pas besoin de consulter eux-mêmes une partie des données.

Deux étapes avant un logiciel sur mesure

Inutile de construire tout de suite un système sur mesure. Ces deux options valent d'être essayées d'abord, car elles demandent peu d'effort.

• Remettre le fichier Excel en ordre : une feuille par type de donnée (clients, commandes, produits), une ligne par client ou commande, des listes déroulantes pour l'état de la commande et le canal de vente, et le numéro de téléphone comme identifiant client pour repérer aussitôt les doublons.
• Utiliser un logiciel du commerce : il convient si votre façon de vendre ressemble à celle de la plupart des boutiques. En échange, vous travaillez comme le logiciel.

Que faire si le logiciel du commerce ne convient pas à votre façon de travailler

Un système sur mesure devient alors logique : le logiciel suit le fonctionnement de votre boutique, et non l'inverse. Un système sur mesure offre plusieurs niveaux de compte, la gestion du stock et des clients, et se relie aux logiciels que vous utilisez déjà. Une petite boutique qui veut seulement clients, commandes et historique d'achats au même endroit peut prendre l'appli de gestion du Pack Web App, qui remplace carnets et Excel.

Signe qu'il faut du sur mesure : vous pliez votre façon de vendre pour entrer dans le logiciel, ou vous recopiez encore des données entre le logiciel et Excel.

Ce qu'implique le passage d'Excel à un logiciel

La rapidité du passage dépend de la propreté du fichier actuel ; nous ne promettons donc pas de chiffre unique avant de l'avoir vu. Les étapes ressemblent en général à ceci :

1. Lister le processus actuel : d'où viennent les commandes, qui les saisit, qui les valide, quand le stock est déduit, qui doit voir quoi.
2. Choisir d'abord la tâche qui fait le plus mal, souvent regrouper les commandes au même endroit ou empêcher les clients en double.
3. Nettoyer les anciennes données : fusionner les clients en double, corriger les numéros erronés, supprimer les lignes en trop.
4. Reprendre les données d'Excel ou du papier dans le nouveau système. Dans le simulateur de prix, c'est une option à part : reprise des anciennes données (Excel...).
5. Voir la version qui tourne, l'essayer avec de vraies commandes, puis ajuster. Chaque vendredi vous voyez la version qui tourne, et nous corrigeons jusqu'à ce qu'elle vous convienne.
6. Faire tourner les deux en parallèle un court moment avant d'abandonner le fichier Excel.

Si la tâche la plus longue est de taper des chiffres de factures ou de messages dans le fichier, voyez IA et automatisation : l'IA peut lire une facture ou un message et remplir le système. Le résultat dépend de vos données réelles ; parlez-en pendant l'appel.

Quoi préparer avant l'appel

Pas besoin que ce soit parfait. Chaque point ci-dessous suffit pour lancer l'appel gratuit de 30 minutes ; ensuite nous envoyons un devis écrit sous 2 jours ouvrés.

• Le fichier Excel que vous utilisez, ou une photo de quelques lignes (retirez les données sensibles si vous le souhaitez).
• Les canaux par lesquels arrivent les commandes : Zalo, Facebook, téléphone, au comptoir.
• Qui saisit, qui consulte, et qui doit avoir un accès limité.
• Les trois tâches qui prennent le plus de temps chaque jour ou qui se trompent le plus.
• Les autres logiciels utilisés : comptabilité, stock, ventes.
• Le nombre d'utilisateurs et de points de vente, le cas échéant.

Que demander à tout éditeur de logiciel

Ces six questions valent pour tout prestataire, nous compris :

• À qui appartiennent le code source et les données à la livraison ?
• Le devis écrit indique-t-il le périmètre, la date de livraison et ce qui est facturé en plus ?
• Les anciennes données Excel peuvent-elles être reprises, et qui les nettoie ?
• Peut-on se relier au logiciel que j'utilise déjà, et comment ?
• Après le lancement, comment les bugs sont-ils corrigés, et la maintenance mensuelle est-elle obligatoire ?
• Puis-je voir la version qui tourne avant de payer ?

Chez 71.zone : à la livraison, le code source, la documentation et les comptes sont à votre nom ; les bugs sont corrigés gratuitement pendant 30 jours ; la maintenance mensuelle est chiffrée sur demande et vous pouvez l'arrêter n'importe quel mois ; vous voyez la version qui tourne avant de payer.