Dấu hiệu Excel không còn đủ dùng
Một người nhập, một người xem, vài trăm dòng thì Excel vẫn ổn. Excel bắt đầu hết đáp ứng khi nhiều người và nhiều kênh cùng đổ số liệu vào một file. Những dấu hiệu hay gặp:
- Một khách xuất hiện hai ba dòng, mỗi dòng ghi tên hoặc số điện thoại một kiểu.
- Đơn nhận qua Zalo, Facebook và điện thoại, cuối ngày chép vào file rồi đối chiếu không khớp.
- Nhiều nhân viên cùng sửa một file: người này ghi đè người kia, không ai biết ai đã đổi gì.
- Không có phân quyền: nhân viên nào mở file cũng thấy hết khách và số liệu.
- Tồn kho trên file khác với hàng thật, vì có đơn chưa được trừ kho.
- Muốn biết khách nào mua nhiều nhất hoặc đơn nào chưa giao thì phải lọc và đếm bằng tay.
Có một hai dấu hiệu chưa có nghĩa là phải làm phần mềm. Mục dưới nói khi nào nên ở lại với Excel.
Khi nào nên ở lại với Excel
Nếu chỉ một người nhập, đơn và khách còn ít, và anh/chị chưa từng nhầm hàng hay mất đơn vì file, hãy cứ dùng Excel. Phần mềm chỉ đáng làm khi cái giá của sai sót và thời gian chép đi chép lại lớn hơn cái giá của hệ thống mới. Khi chưa cần, chúng tôi nói thẳng là chưa cần.
- Chỉ một người nhập và xem số liệu.
- Số đơn và số khách còn ít, nhìn file là nắm hết.
- Chưa từng bán trùng, nhầm hàng hay mất đơn vì file.
- Chưa cần cho nhân viên hay khách tự xem một phần số liệu.
Hai bước trung gian trước khi làm phần mềm riêng
Chưa cần làm riêng ngay. Hai cách dưới đây đáng thử trước, vì không tốn nhiều công.
- Dọn lại file Excel: mỗi loại dữ liệu một trang (khách, đơn, hàng hóa), mỗi dòng một khách hoặc một đơn, dùng danh sách chọn sẵn cho trạng thái đơn và kênh bán, và lấy số điện thoại làm mã khách để thấy trùng ngay.
- Dùng phần mềm bán sẵn: hợp khi cách bán hàng của anh/chị giống đa số cửa hàng. Đổi lại, anh/chị làm theo cách của phần mềm.
Phần mềm bán sẵn không hợp quy trình riêng thì làm gì
Lúc đó làm hệ thống riêng là hợp lý: phần mềm chạy theo cách cửa hàng vận hành, thay vì anh/chị chạy theo phần mềm. Hệ thống riêng có nhiều cấp tài khoản, quản lý kho và khách, và nối với phần mềm anh/chị đang xài. Cửa hàng nhỏ chỉ cần khách, đơn và lịch sử mua về một chỗ thì Gói trọn bộ có app quản lý khách và đơn hàng, thay sổ tay và Excel.
| Cách làm | Hợp khi | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Excel như hiện nay | Một người nhập, ít đơn. | Dễ trùng khách, dễ ghi đè, không phân quyền. |
| Excel đã dọn gọn | Vẫn ít người, chỉ muốn bớt rối. | Vẫn nhập tay, chưa phân quyền thật sự. |
| Phần mềm bán sẵn | Quy trình giống đa số cửa hàng. | Phải làm theo phần mềm; thiếu tính năng thì khó thêm. |
| Hệ thống riêng | Nhiều người, nhiều kênh, quy trình riêng. | Phải làm mới; cần mô tả quy trình kỹ trước. |
Dấu hiệu nên làm riêng: anh/chị đang bẻ cách bán hàng cho vừa phần mềm, hoặc vẫn phải chép số liệu giữa phần mềm và Excel.
Chuyển từ Excel sang phần mềm gồm những bước nào
Chuyển nhanh hay chậm tùy file hiện tại sạch đến đâu, nên chúng tôi không hứa một con số chung khi chưa xem file. Các bước thường như sau:
- Liệt kê quy trình hiện tại: đơn đến từ đâu, ai nhập, ai duyệt, khi nào trừ kho, ai cần xem gì.
- Chọn việc đau nhất để làm trước, thường là gom đơn về một chỗ hoặc chặn khách trùng.
- Dọn dữ liệu cũ: gộp khách trùng, sửa số điện thoại sai, bỏ dòng thừa.
- Đưa dữ liệu từ Excel hoặc sổ cũ sang hệ thống mới. Ở trang xem giá nhanh, đây là một mục riêng: chuyển dữ liệu từ sổ và Excel cũ.
- Xem bản chạy thật, thử với đơn thật rồi chỉnh. Mỗi thứ Sáu anh/chị xem bản chạy thật, chưa ưng thì sửa đến khi ưng.
- Chạy song song một thời gian ngắn rồi mới bỏ file Excel.
Nếu việc mất công nhất là gõ số liệu từ hóa đơn hay tin nhắn vào file, xem AI và tự động hóa: AI có thể đọc hóa đơn hoặc tin nhắn rồi điền vào hệ thống. Kết quả tùy dữ liệu thật của anh/chị, nên hãy nói rõ trong cuộc gọi.
Chuẩn bị gì trước cuộc gọi
Không cần chuẩn bị hoàn hảo. Có từng mục dưới đây là đủ để mở đầu cuộc gọi 30 phút miễn phí; sau đó chúng tôi gửi báo giá bằng văn bản trong 2 ngày làm việc.
- File Excel đang dùng, hoặc ảnh chụp vài dòng (xóa thông tin nhạy cảm nếu muốn).
- Đơn đến từ những kênh nào: Zalo, Facebook, điện thoại, tại quầy.
- Ai nhập, ai xem, và ai cần bị giới hạn quyền.
- Ba việc tốn thời gian nhất mỗi ngày hoặc hay sai nhất.
- Phần mềm khác đang dùng: kế toán, kho, bán hàng.
- Số người dùng và số chi nhánh, nếu có.
Nên hỏi gì bất kỳ bên làm phần mềm nào
Sáu câu hỏi này dùng được với bất kỳ bên nào, kể cả chúng tôi:
- Khi bàn giao, mã nguồn và dữ liệu thuộc về ai?
- Báo giá bằng văn bản có ghi phạm vi, ngày giao và việc nào tính thêm không?
- Dữ liệu Excel cũ có được đưa sang không, và ai dọn dữ liệu?
- Có nối được với phần mềm tôi đang dùng không, và nối bằng cách nào?
- Sau khi ra mắt, lỗi được sửa thế nào, bảo trì hằng tháng có bắt buộc không?
- Tôi có xem được bản chạy thật trước khi trả tiền không?
Với 71.zone: mã nguồn, tài liệu và tài khoản đứng tên anh/chị khi bàn giao; sửa lỗi miễn phí 30 ngày; bảo trì hằng tháng báo giá theo yêu cầu và ngưng tháng nào cũng được; anh/chị xem bản chạy thật rồi mới trả tiền.