Señales de que Excel ya no basta
Una persona que escribe, otra que lee y unos cientos de filas: Excel funciona bien. Deja de servir cuando muchas personas y varios canales vuelcan datos en un mismo archivo. Señales habituales:
- Un cliente aparece dos o tres veces, cada una con otro nombre o teléfono.
- Los pedidos llegan por Zalo, Facebook y teléfono, se copian al archivo al final del día y nunca cuadran del todo.
- Varios empleados editan un mismo archivo: uno pisa lo del otro y nadie sabe quién cambió qué.
- No hay permisos: cualquier empleado que abre el archivo ve todos los clientes y todas las cifras.
- El stock del archivo no coincide con el de la estantería, porque hay pedidos sin descontar.
- Para saber qué cliente compra más o qué pedido sigue sin enviar hay que filtrar y contar a mano.
Una o dos señales no significan que necesite un software. La sección siguiente explica cuándo quedarse con Excel.
Cuándo quedarse con Excel
Si escribe una sola persona, hay pocos pedidos y clientes, y el archivo nunca le ha hecho confundir mercancía ni perder un pedido, siga con Excel. Un software solo vale la pena cuando el coste de los errores y de copiar varias veces supera el de un sistema nuevo. Si aún no lo necesita, se lo decimos con claridad.
- Solo una persona introduce y consulta los datos.
- Hay tan pocos pedidos y clientes que se ven de un vistazo.
- Nunca ha vendido dos veces lo mismo, confundido mercancía ni perdido un pedido por culpa del archivo.
- No hace falta que empleados o clientes vean una parte de los datos por su cuenta.
Dos pasos intermedios antes de un software a medida
No hace falta construir un sistema propio de inmediato. Merece la pena probar antes estas dos opciones, que cuestan poco esfuerzo.
- Ordenar el archivo de Excel: una hoja por tipo de dato (clientes, pedidos, productos), una fila por cliente o pedido, listas desplegables para el estado del pedido y el canal de venta, y el teléfono como código de cliente para ver los duplicados al instante.
- Usar un software ya hecho: encaja si su forma de vender se parece a la de la mayoría de las tiendas. A cambio, usted trabaja como el software.
Qué hacer si el software ya hecho no encaja con su proceso
Entonces tiene sentido un sistema a medida: el software sigue cómo funciona su tienda, y no al revés. Un sistema propio tiene varios niveles de cuenta, gestión de stock y de clientes, y se conecta con el software que ya usa. Una tienda pequeña que solo necesita clientes, pedidos e historial de compras en un solo lugar puede usar la app de gestión del Paquete Web App, que sustituye libretas y Excel.
| Forma | Encaja cuando | Punto débil |
|---|---|---|
| Excel como ahora | Una persona escribe, pocos pedidos. | Clientes duplicados, datos pisados, sin permisos. |
| Excel ordenado | Siguen siendo pocas personas y solo quiere menos desorden. | Se sigue escribiendo a mano, sin permisos reales. |
| Software ya hecho | Su proceso se parece al de la mayoría. | Usted se adapta al software; añadir una función que falta es difícil. |
| Sistema propio | Muchas personas, varios canales, proceso propio. | Hay que construirlo; antes hay que describir bien el proceso. |
Señal de que conviene un sistema propio: está torciendo su forma de vender para que quepa en el software, o sigue copiando datos entre el software y Excel.
Qué implica pasar de Excel a un software
La rapidez del cambio depende de lo limpio que esté el archivo actual, así que no prometemos una cifra única antes de verlo. Los pasos suelen ser estos:
- Enumerar el proceso actual: de dónde vienen los pedidos, quién los introduce, quién los aprueba, cuándo se descuenta el stock y quién necesita ver qué.
- Elegir primero la tarea que más duele, a menudo reunir los pedidos en un solo lugar o evitar clientes duplicados.
- Limpiar los datos antiguos: unir clientes duplicados, corregir teléfonos erróneos y quitar filas sobrantes.
- Pasar los datos de Excel o de papel al sistema nuevo. En la calculadora de precio es una opción aparte: pasar datos antiguos desde Excel o papel.
- Ver la versión que funciona, probarla con pedidos reales y ajustar. Cada viernes ve la versión funcionando y la corregimos hasta que le convenza.
- Trabajar con ambos a la vez durante un tiempo corto antes de abandonar el archivo de Excel.
Si lo que más tiempo lleva es teclear cifras de facturas o mensajes en el archivo, vea IA y automatización: la IA puede leer una factura o un mensaje y rellenar el sistema. El resultado depende de sus datos reales, así que coméntelo en la llamada.
Qué preparar antes de la llamada
No hace falta que sea perfecto. Con cada punto de abajo basta para empezar la llamada gratuita de 30 minutos; después enviamos un presupuesto por escrito en 2 días hábiles.
- El archivo de Excel que usa ahora, o una foto de unas filas (quite los datos sensibles si lo prefiere).
- Por qué canales llegan los pedidos: Zalo, Facebook, teléfono, en mostrador.
- Quién introduce datos, quién los consulta y a quién hay que limitar el acceso.
- Las tres tareas que más tiempo llevan cada día o que más fallan.
- Otro software que usa: contabilidad, stock, ventas.
- Cuántas personas lo usarán y cuántas sucursales hay, si las hay.
Qué preguntar a cualquier empresa de software
Estas seis preguntas sirven con cualquier empresa, también con nosotros:
- ¿De quién son el código fuente y los datos al entregar?
- ¿El presupuesto por escrito indica el alcance, la fecha de entrega y lo que se cobra aparte?
- ¿Se pueden pasar los datos antiguos de Excel y quién los limpia?
- ¿Se puede conectar con el software que ya uso y cómo?
- Tras el lanzamiento, ¿cómo se corrigen los errores y es obligatorio el mantenimiento mensual?
- ¿Puedo ver la versión funcionando antes de pagar?
En 71.zone: al entregar, el código fuente, la documentación y las cuentas quedan a su nombre; los errores se corrigen gratis durante 30 días; el mantenimiento mensual se presupuesta a petición y puede cancelarlo cualquier mes; usted ve la versión funcionando antes de pagar.